KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ KAYDEDİLMESİ AKTARILMASINA İLİŞKİN AYDINLATMA BİLDİRİMİ
İşbu aydınlatma bildirimi 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca, veri sorumlusu olarak Okul Destek Derneği olmak üzere Dernek Gönüllülerinin kişisel verilerinin korunması kapsamında, kişisel verilerin nasıl ve hangi amaçla işlendiği ile buna uygun gerekli idari ve teknik tedbirlerin açıklamasına yönelik olarak gönüllülerin aydınlatılması için hazırlanmıştır.
1. İşleme Ne Anlama Gelir? Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade etmektedir.
2. Hangi Kişisel Veriler İşlenebilir? KİMLİK BİLGİSİ: Ad-Soyad, T.C. Kimlik Numarası, uyruk, anne-baba adı, doğum tarihi, belge seri no, cinsiyet, medeni durum gibi bilgileri içeren resmi kimlik ve bilgileri ve imza AİLE BİREYLERİ BİLGİSİ: Eş veya çocukların isim-soyisim ve kimlik bilgileri İLETİŞİM BİLGİSİ: Telefon numarası, adres, e-mail ve KEP adresi FİZİKSEL MEKÂN GÜVENLİK VE DİJİTAL KAYIT BİLGİSİ: Dijital ortamda yapılan ders kayıtları, Fiziksel mekâna giriş ve çıkışta alınan bilgiler, fiziksel mekânın içerisinde kalış sırasında güvenlik kamerası ile alınan görüntüler, İŞLEM GÜVENLİĞİ BİLGİSİ: Dernek faaliyetlerimizi yürütürken teknik idari hukuki güvenliği sağlamak için işlenen kişisel veriler, İP adresleri, log kayıtları, web ya da program giriş çıkış bilgileri, şifre ve parola bilgileri MESLEKİ DENEYİM BİLGİSİ: Dernekler Kanunu uyarınca muhafaza edilmesi gereken her türlü bilgi, önceki tecrübeler, öğrenim durumu, burs ve ödüller, sertifikalar, mesleki eğitimler, bilgi ve beceriler, üyesi olunan dernek, vakıf, kulüp, lisan bilgisi, referanslar, askerlik durumu ÖZEL NİTELİKTE KİŞİSEL VERİ: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler(Özel nitelikte veriler ilgilinin izni veya yasa gereği olmaksızın işlenemez) HUKUKİ İŞLEM BİLGİSİ: Türkiye Cumhuriyeti Adli Makamları ile ilgili yazışmalar, dava ve icra takip dosyaları RİSK YÖNETİM DENETİ VE TEFTİŞ BİLGİSİ: Kamu kurumları tarafından sunulan sorgu kayıtları ve mernis kayıtları
3. Kişisel Veriler Hangi Hukuki Sebebe Dayanarak ve Nasıl İşlenir? Kişisel veriler; a) Açık rızaya dayalı olarak b) Veri işlemenin kanunda açıkça öngörüldüğü c) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla veri işlemenin gerekli olduğu d) Hukuki bir yükümlülüğün yerine getirilmesi için veri işlemenin zorunlu olduğu e) Verinin ilgili tarafından alenileştirilmiş olduğu f) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olduğu durumlarda işlenmektedir. Yasadan doğan hak olarak, kişisel veriler, özgeçmiş, ilgili tarafından sunulan belgeler, Dernek teknolojik cihazları, sunucuları, programları ile yapılan web ziyaretleri, görüşme kayıtları ve bilgileri, öğrenci ile yapılan dijital ders video kayıtları, dernek e-posta kayıtları, toplanabilir, kaydedilebilir, aktarılabilirler. Dernek politikası gereği, kişisel verilerin korunması ve işlenmesi hususunda, Anayasa, KVKK ve ilgili mevzuatlara, kişisel veri işleme ve imha etme politikasına uygun davranılmaktadır.
4. Hangi Amaçla Kişisel Veri İşlenir? Kişisel veriler aşağıda belirtilen sebeplerle amaçları doğrultusunda ölçülü ve sınırlı olarak işlenmektedir. a) KVKK kapsamında, sözleşmeden kaynaklanan kanuni ve hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi b) Dernek içi iletişim ve iş birliğinin güçlendirilmesi c) Mesleki yeterlilik ve eğitim d) Yetkili kurum ve kuruluşların taleplerinin karşılanması e) Teşviklerden faydalanma, güvenlik ve resmi kurumlara bildirim f) Hukuki işlerin takibi, yürütülmesi ve bilgi güvenliğinin sağlanması
5. Kişisel Verilerin Yurtiçi ya da Yurtdışına Aktarımı Kişisel veriler, KVKK 4. Maddesinde sayılan genel ilkeler ve 8. ve 9. Maddelerinde öngörülen şartlara uymak ve gerekli önlemleri almak kaydıyla mevzuattan kaynaklı haklara dayalı olarak Okula Destek Derneği şubeleri, organik bağlı dernekler, Kaymakamlık, SGK, Vergi Dairesi, T.C. Mahkeme ve İcra Daireleri ve diğer resmi kurumlar ve kuruluşlar ile işbirliği içinde olunan dernek ve kişiler ile avukatlar, denetçiler ve danışmanlar ile paylaşılabilmektedir. Yurtdışına aktarım yapılmamaktadır. Vize, seyahat organizasyonları nedeniyle işlenen veriler konsolosluk ve seyahat acentelerine aktarılabilmektedir.
6. Kişisel Verilerin Güvenliğine İlişkin alınan Tedbirler Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmemesi ve bu verilere hukuka aykırı şekilde ulaşılmaması, kişisel verilerin güvenli olarak saklanması için tüm gerekli teknolojik, fiziki, idari tedbirler alınmakta olup sürekli olarak güncellenmektedir.
7. KVKK Uyarınca Veri Sahibi İlgili Mevzuat Çerçevesinde, a) Kişisel verilerin işlenip işlenmediğini öğrenme b) Kişisel veriler işlenmiş ise buna ilişkin bilgi talep etme c) Kişisel verilerin işlenme amacına aykırı kullanılıp kullanılmadığını öğrenme d) Yurtiçi ve yurtdışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme e) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme f) Mevzuatta öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesi veya yok edilmesini isteme, yapılan işlemlerin bilgilerinin aktarıldığı 3. kişilere bildirilmesini isteme g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle ilgili aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme h) İlgilinin, kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde bu zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.
8. Haklar Kapsamında Dernek’e Başvuru Yolları Dernek yönetimine verilecek ıslak imzalı talepleri içerir dilekçe ile veya noter aracılığı ile veya 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu uyarınca güvenli elektronik imza ile imzalanmış talebi bilgi@okuldestek.org e-posta adresine gönderme ile KVKK kapsamında haklar kullanılabilir. Usulüne uygun talep edilen bilgiler Dernek tarafından 30 gün içerisinde neticelendirilerek ilgili kişiye usule uygun şekilde bildirilir.